Seit diesem Semester setzen wir zur Verwaltung der Akademie 55plus eine neue Software ein.
Erstmalig in der Geschichte der Akademie wurde unter Federführung der IT-Abteilung ein komplettes Softwarepaket entwickelt, das es in dieser Form auf Markt wohl nicht gibt.
Wir haben über 2 Jahre diskutiert, geplant, Gespräche mit den Fachabteilungen geführt, umgeplant, Pflichtenhefte erstellt, Datenbankmodelle entworfen und am Ende einen externen Programmierer beauftragt, der unsere Planungen dann in ein Programm umgesetzt hat.
Besonders großen Wert haben wir bei unserer Planung auf den Datenschutz gelegt. So war der Datenschutzbeauftragte als beratendes Mitglied in die Arbeit der IT-Gruppe einbezogen.
Wir haben nun ein webbasiertes Verwaltungsprogramm das auf der Grundlage von PHP und MySQL erstellt wurde, alle derzeit aktuellen Schnittstellen hat und zukünftige Entwicklungen ermöglicht.
Wir nennen unser Produkt „AkaV“.
Was haben Sie davon?
- Einfachere Anmeldung zu Kursen über die Homepage oder durch das Büroteam, wenn Sie sich in der Geschäftsstelle beim Buchen helfen lassen (Papieranmeldungen sollten möglichst nur noch Mitglieder ohne Email-Adresse/Internet einreichen)
- Die Eingabe von Kontodaten bei der Anmeldung für kostenpflichtige Kurse ist nicht mehr erforderlich.
- Wesentlich schnellere Buchung Ihrer Kurse (so dauerte die „Buchungsphase“ für dieses Semester lediglich 1 Tag, statt wie bisher über 1 Woche)
- Sofortige Information über Ihren Buchungserfolg (gebucht, Warteliste) per Email, Sie müssen also viel weniger oft bei uns anrufen (TN ohne Email-Adresse können weiterhin im Büro nachfragen)
- Wenn Sie bei uns anrufen, hat man mehr Zeit für Sie.
- Echtzeit-Informationen über freie Plätze für Kurse auf der Homepage.
- Das Büroteam kann jederzeit aktuelle Auskünfte über Kursbuchungen geben.
Was haben wir davon?
- Massive Arbeitserleichterung für das Büroteam:
- Arbeiten, die automatisiert werden können, werden vom System durchgeführt
- Informationen an Kursleiter über Kursteilnahme werden automatisch zum vereinbarten Termin verschickt
- Kursteilnahmeinformationen liegen den Teilnehmern rasch vor, es muss also weniger telefoniert werden
- Keine doppelte Pflege von Email-Adressen mehr, das neue System ist Kommunikationszentrale für die meisten Vorgänge
- Verwaltung von Mitgliedern, Sponsoren, Dozenten, Sponsoren in einem System
- Vereinfachtes Buchungsverfahren bei Kursgebühren und Beiträgen
- Durch Fernzugriff bessere Verwaltung auch vom Heimarbeitsplatz für Vorstand, Schatzmeister
- Einfache Verwaltung der Kursinformationen auf der Homepage, die die Kursdaten aus der AkaV-Datenbank bezieht und dadurch immer aktuell ist
- Schnellere Aufbereitung von Kursangeboten zur Vorbereitung des jeweils nächsten Semesters
- Schnellere Erstellung des Programmheftes
- Weniger Fehlerquellen durch weitgehende Automatisierung und systeminterne Abgleichungen und Gegenprüfungen der Daten
- Höhere Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit des gesamten Systems
- Leichtere Pflege von Berechtigungen und Anlage von neuen Mitarbeitern oder neuen Arbeitsplätzen (neuer PC, Laptop, etc.)
- Konformität mit den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes
- Abrufbarkeit von Informationen für Statistiken
Wie geht er weiter?
Das Aka-Verwaltungsprogramm kann den wachsenden Anforderungen und Bedürfnissen anpasst werden.
So könnte z.B. die Raumplanung, die derzeit noch mühsam und zeitintensiv mit Hand, Papier und Bleistift erledigt wird stärker automatisiert werden.
Noch läuft nicht alles fehlerfrei und ohne korrigierenden Eingriff der Fachleute, noch sind nicht alle Büromitarbeiterinnen 100% mit dem System vertraut. Aber es wird täglich besser.
Wir vom IT-Team haben nach hunderten von Arbeitsstunden kurz vor dem neuen Semester entschieden, den Einsatz des neuen Systems zu wagen und haben es nicht bereut.
Den vollen Nutzen des Programms werden wir erst Ende dieses Semesters erfahren, wenn es darum geht, das Sommersemester 2013 zu planen, vorzubereiten und zu organisieren.
Bruno Klohe